Wyobraź sobie, że kończysz dzień ze świadomością, że wykonałaś wszystko, co było do zrobienia dziś w Twojej firmie. Zadania odhaczone, czujesz radość i satysfakcję i możesz bez wyrzutów sumienia z wolną głową wyjść z dziećmi na spacer, grać do oporu w planszówkę, obejrzeć świetny film albo dać im spokój i zająć się sobą – np. wziąć relaksującą kąpiel lub wyjść na randkę z mężem czy partnerem.

Ten obrazek może odzwierciedlać Twój dzień, jeśli zaprzyjaźnisz się z programem, który diametralnie zmienił mój, a właściwie nasz sposób pracy – czyli z Asaną .

W naszej firmie mistrzem Asany jest moja siostra Dominika, która dołączyła do mnie pół roku temu i ogromnie wspiera mnie w rozwijaniu biznesu. Dominika ma świetne wyczucie stylu, odpowiada więc za wszystko, co związane z budowaniem identyfikacji wizualnej marki. Ale jako urodzony zadaniowiec – przejęła w firmie kwestie dotyczące planowania, ustalania priorytetów, budowania harmonogramów – i co najlepsze – pilnuje, aby te zadania były wykonane w założonym czasie i dostarczone do klientek

Nie planujesz licząc na „łut szczęścia”?

Ja sama przez lata nie potrafiłam odpowiednio zaplanować swojej pracy, co bardzo utrudniało mi realizację projektów zgodnie z wyznaczonym harmonogramem. Siedziałam często przed komputerem w weekendy, zarywałam noce, czułam się ciągle zmęczona i w biegu. Byłam przytłoczona ilością zadań, które przede mną i nie widziałam ich końca. Z samym programem Asana oswajałam się kilkukrotnie, aby po kilku tygodniach go porzucić i powrócić do złych nawyków – czyli intuicyjnego wykonywania działań, z nadzieją, że ze wszystkim zdążę. Planowanie nie leży w mojej naturze. Niestety konsekwencje takiego podejścia mogą być bolesne i odczuwasz je Ty, Twoja rodzina i Twoi klienci. Jeśli więc podobnie, jak ja nie jesteś orłem w temacie – nie wahaj się poprosić o pomoc. Mnie wspiera siostra. Ale Ty możesz skorzystać z pomocy wirtualnej asystentki. Te dziewczyny zazwyczaj mają asanę w jednym paluszku i mogą okazać się dla Ciebie wielkim wsparciem w realizacji zadań.

Dlaczego udaje nam się realizować plan ujęty w asanie?

 

1. Mamy określone cele, które podzieliłyśmy na projekty, a te na mniejsze zadania.

Asana u nas sprawdza się rewelacyjnie, bo odrobiłyśmy pracę domową – określiłyśmy cele, jakie chcemy osiągnąć, aby rozwijać firmę. Jednak cel sam w sobie jest zazwyczaj zbyt ogólny i szeroki. Wpisanie go w kalendarz nie sprawi, że zostanie on zrealizowany.  Dlatego trzeba cel podzielić na poszczególne PROJEKTY, a te podzielić na jeszcze bardziej konkretne i wykonalne ZADANIA. Do każdego zadania przypisujesz osobę odpowiedzialną za jego wykonanie i czas, do kiedy ma zostać zrealizowane. Każdy projekt możesz oznaczyć innym kolorem. W ten sposób kiedy patrzysz na kalendarz ogólny – masz ogląd na to, co jest do zrobienia w danym dniu i jesteś w stanie to w tym czasie wykonać.

Pod warunkiem, że nie wciśniesz tam zbyt dużo zadań. Dlatego my…

2. Skupiamy się na jednym priorytetowym zadaniu w danym dniu – każda na swoim

Kiedy robisz wiele zadań jednocześnie, nie jesteś w stanie żadnego zakończyć z sukcesem. Jeśli jedną rzecz uznasz za priorytet i od niej zaczniesz – wykonasz to. Wiem, że skupienie się na jednej rzeczy nie jest takie łatwe. Tak naprawdę to nawyk do wyrobienia, nad którym trzeba nieustannie pracować. I znów, ja wcześniej rozpraszałam się bez trudu i często przerywałam wykonywane zadanie, bo właśnie coś mi się przypomniało. Dominika – zadaniowiec nie ma z tym problemu. Siedzi do oporu, dopóki nie skończy. Ale podzieliła się ze mną złotą radą i odkąd ją wprowadziłam w życie – ja też kończę swoje zadania na dany dzień. Jest to tak banalne, że aż głupio mi, że sama dotąd tego nie robiłam…

3.  Robimy przerwy

Otwórz właśnie – chodzi o przerwy. Po godzinie lub dwóch ciągłej pracy przy komputerze trzeba zrobić przerwę. Nie taką, że dalej siedzisz przy biurku, ale teraz zamiast pracować sprawdzasz, co tam na Insta. Trzeba wstać i się ruszyć. Moją ulubioną formą jest rundka po lesie. Trwa to 15 minut (zbawienie, że mam las pod nosem). Ale Ty może masz w okolicy park? Można też iść po warzywa na zupę. Albo gapić się przez 15 minut na zieleń. Chodzi o to, aby wyjąć ciało i głowę z trybu jednostajnej pracy przed komputerem. Nasz organizm tego się domaga. A kiedy wracamy do pracy, znów bez trudu możemy skupić dłużej się na jednym zaplanowanym na ten dzień zadaniu.

Planowanie powoduje, że określasz czas na wykonanie jednego, najważniejszego zadania. A to działa jak magia.

 

Ty czujesz, że wreszcie ogarniasz. Znika lęk, że z czymś nie zdążysz. Znika poczucie winy, że się nie wywiązujesz. Możesz też zawsze na bieżąco przeorganizować swój plan, jeśli zrobisz coś szybciej, albo zauważysz, że niedoszacowałaś czasu i trzeba przesunąć termin o jeszcze dzień lub dwa. Przekonasz się, że dzięki temu zyskasz całe bloki wolnego czasu – i będziesz mogła je wykorzystać jak tylko Ci się podoba, a i tak będziesz na właściwej ścieżce. Skoncentrowana aby rozwijać swój biznes. Będziesz to przecież miała rozpisane w asanie czarno na białym!

Z całego serca podpowiadam Ci, abyś zaczęła korzystać z asany. Możesz też wybrać inne narzędzie do planowania zadań, np. Trello albo ClickUp. Najważniejsze to wybrać takie narzędzie, które przyswoisz szybko i zaczniesz z niego sensownie korzystać.

Nikt z nas nie ma wystarczająco czasu, dopóki tego czasu sobie nie damy.

 

Z asaną mam wrażenie, że zyskałam przynajmniej jeden dzień czasu wolnego od pracy, a mój biznes na tym nie traci. Wręcz przeciwnie. Dopiero teraz widzę, że skutecznie realizuję założone cele.

Jeśli masz podobne doświadczenia i chcesz się nimi podzielić – napisz do mnie lub podziel się w komentarzu. A może znasz jeszcze inne narzędzia do planowania i dbania o produktywność ?